فیبون چاپ

در این عصر دیجیتال و رو به رشد، همچنان هزینههای کاغذ و چاپ ردپای شگفت انگیزی در بودجهی سازمانها به جا میگذارند.

علاوه بر تونر و کاغذ، موارد زیادی میتوانند هزینههای چاپ سازمان را  به میزان قابل توجهی افزایش دهند،  که در ادامه بطور مختصر به هر کدام از این موارد میپردازیم.

• تعمیر و نگهداری: 

چاپگرها نیاز به تعمیر و نگهداری منظم دارند، مانند تمیز کردن و تعویض هدهای چاپگر که در طول زمان نیز افزایش مییابد.  همچنین برخی از مدلهای چاپگرها به خدمات و سرویسهای گران قیمتی نیاز دارند.

• بهره وری از دست رفته:

 درصورتیکه چاپگرها دچار مشکل شوند، می تواند زمان ارزشمند کارمندان را جهت عیبیابی و رفع مشکل تلف کند.

• چاپ غیر ضروری: 

بسیاری از افراد عادت به چاپ اسنادی دارند که واقعاً به آنها نیاز ندارند، یا می توانند به راحتی آنها را به صورت الکترونیکی مشاهده نمایند، که این مورد باعث هدر رفتن کاغذ، جوهر و تونر میشود.

• زمان از کار افتادن: 

هنگامی که چاپگری خراب شده یا تونر آن تمام میشود، میتواند جریان کار را متوقف کند. این خرابی میتواند برای کسب و کار هزینه از دست دادن بهرهوری را به همراه داشته باشد.

• انرژی:

 پرینترها انرژی مصرف می‌کنند، اگرچه هزینه هر چاپگر بصورت مجزا ممکن است اندک باشد، در سازمانی با تعداد بالای چاپگر این هزینه چشمگیر خواهد بود.

• محیط زیست:

هر چاپی که انجام میشود آثار مخربی بر روی محیطزیست، سلامت انسان و اقتصاد خواهد داشت از جمله: جنگلزدایی و قطع درختان، آلودگی آب و هوا، تولید ضایعات، مصرف انرژی، تغیرات آب و هوا و…

بنابراین با توجه به موارد مطرح شده، در صورت اتخاذ اقدامات پیشگیرانه برای مدیریت و کاهش چاپ، سازمانها نه تنها میتوانند مقادیر قابل توجهی در هزینههای خود صرفه جویی کنند، بلکه اثرات زیستمحیطی خود را نیز به حداقل برسانند.

پذیرش یک رویکرد پایدارتر برای چاپ فقط یک استراتژی جهت صرفهجویی در هزینه نیست، بلکه مسئولیتی است که سازمانها در قبال سیاره زمین و نسلهای آینده دارند.

اولین قدم در جهت کاهش هزینه‌های چاپ، اطلاع از میزان چاپ‌های صورت گرفته در سازمان می‌باشد. امروزه با استفاده از ابزارهای متنوعی که در زمینه‌ی مدیریت و نظارت بر میزان چاپ وجود دارد می‌توان از میزان حجم چاپ‌، رنگی و غیررنگی بودن آن، شخص دستوردهنده و میزان فعالیت هر چاپگر مطلع شد. اطلاع از هزینه‌های صورت گرفته به‌منظور چاپ هر برگ که شامل هزینه‌های کاغذ، جوهر، برق و … می‌باشد بدون استفاده از یک ابزار مناسب تقریبا غیرممکن است. همچنین با تحلیل تخصصی گزارشات ارائه شده، راه‌کارهای مناسبی را در جهت بهینه‌سازی میزان چاپ و در نتیجه کاهش هزینه‌ها می توان ارائه نمود.

تغییر رفتارهای مرتبط با چاپ نیازمند برنامه‌ریزی دقیق در طولانی مدت می‌باشد. قبل از هرگونه برنامه‌ریزی، ابتدا باید عملکرد و رفتارهای ناصحیح مرتبط با چاپ را در سازمان شناسایی کرده و پس از انجام بررسی‌های تخصصی توسط کارشناسان مربوطه، راهکارهای مناسب جهت تغییر و بهبود این عملکردها ارائه گردد.

با بهره‌گیری از این روش و جایگزین نمودن رویکردهای جدید با روش‌های سنتی چاپ، به مرور زمان صرفه‌جویی در مصرف کاغذ به یک فرهنگ تبدیل شده، نیاز به کنترل و مدیریت را به حداقل می‌رساند.